OBSZAR 1. KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA
PRIORYTETY ICELE
Spójność
Zapewnienie spójności oraz wdrożenie platformy komunikacyjnej na wszystkich poziomach projek-
tu. Mając setki partnerów i współpracujących osób, kluczowe znaczenie ma pewność, że wszyscy
wiedzą, czym jest Gdańsk jako Europejska Stolica Kultury oraz jakie treści chcemy komunikować.
Każdy pracownik, partner i interesariusz ma stać się ambasadorem projektu.
Informacja
Zapewnienie, by wszystkie zaangażowane osoby i podmioty były dobrze poinformowane i miały
dostęp do kompletu potrzebnych danych.
Dokumentacja
Zapewnienie jak najlepszej dokumentacji. Planujemy dokumentację każdego projektu i działania
w formie tekstowej, wizualnej i za pomocą innych mediów. Konieczne jest też digitalizowanie
powstałych archiwów oraz w miarę możliwości udostępnianie ich na zasadzie wolnych licencji.
Przygotowanie do komunikacji kryzysowej
Zapewnienie dobrego przygotowania do komunikacji kryzysowej poprzez stworzenie w ramach
instytucji grupy gotowej do działania w razie pojawienia się problemów.
GRUPY DOCELOWE
Bezpośrednią grupą docelową są wszystkie osoby mające kontakt z projektem. Ponieważ jednak
niniejszy obszar odnosi się do komunikacji wewnętrznej, główny nacisk kładziemy na tych, którzy
odpowiedzialni są potem za komunikację zewnętrzną projektu: Gdańsk 2016, Urząd Miejski, organi-
zacje turystyczne, partnerów projektu, lokalny przemysł turystyczny, przewoźników i ambasadorów.
METODY KOMUNIKACJI
Kampania informacyjna z wykorzystaniem ambasadorów – założenia i szkolenia
Ambasadorzy reprezentują najbardziej bezpośrednią metodę komunikacji i marketingu szeptanego
na poziomie lokalnym, krajowym i międzynarodowym. W ramach programu ambasadorskiego
odbędzie się cykl warsztatów, które pozwolą poznać istotę i główne założenia projektu Gdańsk
2016. Ambasadorzy będą przekazywać dalej informacje oraz zaproszenia na specjalne wydarzenia.
Zostanie im zapewniony stały dostęp do bieżących informacji.
Wdrożenie wewnętrzne
Wszyscy pracownicy Gdańsk 2016 zostaną objęci programem ambasadorskim, który będzie także
zawierał szkolenia z zakresu organizacji i programu z naciskiem na informacje o tym, jak projekt
powinien być komunikowany wizualnie, werbalnie i pisemnie. Podobne szkolenie przewidziane
będzie również dla menedżerów projektów oraz specjalistów ds. komunikacji wśród podmiotów
będących partnerami projektu. Za pośrednictwem stworzonej do użytku wewnętrznego strony in-
tranetowej pracownicy i partnerzy będą mieli dostęp do materiałów, instrukcji, kalendariów i innych
informacji. Wszyscy rzecznicy prasowi przejdą dodatkowe szkolenia. Powstanie specjalny program
mający na celu odpowiednie przygotowanie do działania w sytuacjach kryzysowych.
